Onderstaand bericht heb ik geschreven als gastblogger op de site van The Next Trainer.
Neem eens een kijkje voor meer interessante onderwerpen voor trainers en coaches!
Op je website staat een uniek aanbod van workshops, cursussen of presentaties. Je hebt hier goed over nagedacht en je weet wat je de mensen te vertellen hebt. Immers dit is jouw, vak, jouw expertise, populair gezegd: “ jouw ding”.
En dan ineens is het zover! Je krijgt een telefoontje of e-mail met een aanvraag en men geeft( na over en weer overleg gehad te hebben) groen licht voor een presentatie van hetgeen jij te bieden hebt.
Inhoudelijk weet je precies wat je gaat vertellen maar weet je ook hoe je dit gaat organiseren?
Je kunt niet volstaan door in de auto of trein te stappen, met je laptop onder de arm, en dan je verhaal te houden.
Om niet allemaal het wiel uit te hoeven vinden geef ik hier een lijst met tips en tricks wat je moet regelen, oftewel organiseren voor een presentatie op welke manier dan ook.
Cursusruimte
Moet je hier zelf voor zorgen of regelt de opdrachtgever dit?
Indien mogelijk ga dan van te voren langs om te controleren of alles aanwezig is wat je nodig hebt of verifieer het anders in een mail. Je voorkomt hiermee op de dag zelf dat er attributen ontbreken of wederzijdse opmerkingen komen met: “Ja, maar ik dacht dat jij…….”
In de cursusruimte:
- Stoelen
- Tafels
- Flip-over, papier, stiften
- Digi-bord ( op een school)
- Beamer, aansluiting voor laptop
- Geluidsapparatuur
- PR via website, advertentie, publicatieborden
Meenemen:
- Laptop met lezing, Power Point Presentatie of Prezi
- Tekst ook uitgedraaid op schrift voor het geval dat…….
- Hand-out voor de cursisten
- Pen en Papier Mappen
- Stiften
- Naam-badge
- Deelnemerslijst
- Programma
- Evaluatieformulieren
- Boeken ter inzage
- Visitekaartjes, flyers, promotiemateriaal
- Eventuele voorbeeld materialen
- Schaar, plakband, touw, nietmachine
- Mobiel, agenda, portemonnee, bril
Catering Wie zorgt hiervoor? Zelf of bedrijf?
Zelf:
- Koffie, thee en kopjes
- Flesjes water op de tafels (gastvrij)
- Frisdrank
- Vruchtensap
- Lunch: broodjes, fruit, soep
Bedrijf:
- Afspraak omtrent wat er geserveerd wordt en de kosten.
Aankleding:
- Tafelkleden, bloemen, vazen
- Verlichting
- Lessenaar
Waar verder aan gedacht dient te worden:
- Duidelijke routebeschrijving en adresgegevens
- Ontvangst “cursisten”: sta zelf bij de ingang en zorg dat je iedereen zie. Probeer zoveel mogelijk namen te onthouden. Dit geeft een veilig gevoel. Je kunt mensen wijzen waar ze naar toe moeten zodat ze niet hoeven te dwalen. Vergeet niet dat het niet voor iedereen even gemakkelijk is om zomaar ergens binnen te lopen.
- Vertel duidelijk hoe de workshop, presentatie of lezing zal gaan verlopen. Geef hierbij de pauze(s) en eindtijd aan.
- Geef aan wat je wensen zijn m.b.t mobiele telefoons.
- Vertel op welke manier je graag wilt presenteren: mag je geïnterrumpeerd worden, wil je het interactief. Komt er een speciaal vragenrondje. Jij bent de trainer maar speel heel duidelijk in op de behoeften van je cursisten.
- Merk je dat de aandacht verslapt neem dan even een korte extra pauze.
- Aan het eind vraag je om een reactie en evalueer je direct de middag of avond.
- Indien nog niet bekend vraag dan om e-mail adressen zodat je mensen ook nadien op de hoogte kunt houden van je activiteiten (en je netwerk kunt uitbreiden.)
Gebruik deze checklist iedere keer als je een lezing, workshop of presentatie moet geven.
Mijn naam is Olga Heinen, Personal Organizer, met de nadruk op Personal omdat ik mijn vak graag een persoonlijk tintje geef. Ik help datgene te organiseren voor de mensen waar ze écht om vragen!
Of het nu in huis, op de werkplek op school of een evenement is. De mogelijkheden zijn onbeperkt.
Kijk voor meer informatie op www.organisato.nl Een afspraak is snel gemaakt!
Organisato(rische) groet Olga